复杂超长Word⽂档编辑⽅法⼤全【超全】复杂⽂档编辑⽅法
⽬录
1前⾔ (1)
2单⾯打印的普通长⽂档 (2)
2.1 ⽂档特点 (2)
2.2 制作要点 (2)
2.3 设置纸张和⽂档⽹格 (2)
2.4 设置样式 (4)
2.5 查看和修改⽂章的层次结构 (9)
2.6 对⽂章的不同部分分节 (11)
2.7 为不同的节添加不同的页眉 (12)
2.8 在指定位置添加页码 (13)
2.9 插⼊⽬录 (14)
2.10 插图⾃动编号和引⽤ (15)
2.10.1图表⾃动编号 (15)
2.10.2交叉引⽤题注 (17)
2.11 索引的制作 (18)
2.12 ⼩结 (18)
3双⾯打印的复杂⽂档 (20)
3.1 ⽂档特点 (20)
3.2 制作关键 (20)
3.3 预留装订线区域 (21)
3.4 设置节和页眉页脚 (21)
3.5 添加不同内容的页眉 (22)
3.6 添加不同类型的页码 (25)
3.7 双⾯打印设置 (27)
3.7.1⼿动双⾯打印 (27)
3.7.2分别打印奇数页和偶数页 (27)
3.7.3全⾃动双⾯打印 (28)
3.8 ⼩结 (28)
4超长⽂档 (29)
4.1 创建主控⽂档 (29)
4.2 插⼊⼦⽂档 (31)
4.3 展开和折叠⼦⽂档 (32)
4.4 重命名⼦⽂档 (33)
4.5 重新排列⼦⽂档 (34)
4.6 合并和拆分⼦⽂档 (34)
4.7 锁定主控⽂档和⼦⽂档 (36)
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4.8 在主控⽂档中删除⼦⽂档 (37)
4.9 在⼦⽂档之间移动或复制⽂本或图形 (37)
4.10 将⼦⽂档转换为主控⽂档的⼀部分 (37)
5论⽂ (39)
5.1 论⽂W ORD技巧⼩结 (39)
5.2 ⼏条⽤W ORD排论⽂的技巧 (39)
5.3 ⽤W ORD编辑论⽂的⼏个建议 (40)
5.3.1原则：内容与表现分离 (40)
5.3.2⼀定要使⽤样式 (41)
5.3.3⼀定不要⾃⼰敲编号，⼀定要使⽤交叉引⽤。 (41)
5.3.4⼀定不要⾃⼰敲空格来达到对齐的⽬的。 (41)
5.3.5绘图 (41)
5.3.6编辑数学公式建议使⽤MathType5.0 (42)
5.3.7参考⽂献的编辑和管理。 (42)
5.3.8使⽤分节。 (42)
5.3.9使⽤⼦⽂档。 (43)
5.3.10及时保存 (43)
5.3.11多做备份 (43)
5.3.12插⼊的图⽚、和公式最好单独保存到⽂件⾥另做备份。 (43) 5.3.13使⽤⼤纲视图 (43)
5.3.14使⽤⽂档结构图 (44)
5.3.15使⽤⽂档保护 (44)
图表⽬录
图1纸张⼤⼩设置 (3)
图2⽂档⽹格 (3)
图3样式 (5)
图4样式显⽰选项 (6)
图5进⼊设置样式快捷键 (7)
图6指定样式的快捷键 (8)
图7修改样式 (9)
图8⼤纲⼯具栏 (10)
图9插⼊分页符 (11)
图10插⼊题注 (16)
图11设置⾃动插⼊题注 (16)
图12设置图标标题的交叉引⽤ (17)
图13装订线设置 (21)
图14奇数页设置 (22)
图15插⼊域引⽤标题1 (24)
图16页眉页脚横线设置 (25)
图17⼤纲视图 (30)
图18创建⼦⽂档 (30)
图19插⼊⼦⽂档 (32)
图20选定要拆分出去的⼦⽂档 (35)
图21拆分后的⼦⽂档 (36)
1前⾔
在Word的⽇常使⽤过程中，我们常常需要⾯临制作长⽂档的任务。⽐如营销报告、毕业论⽂、宣传⼿册、活动计划甚⾄书刊、杂志等等类型的长⽂档。由于长⽂档的纲⽬结构通常⽐较复杂，内容也较多，如果不注意使⽤正确的⽅法，那么整个⼯作过程可能是事倍功半，⽽且质量还不能让⼈满意的。
本⽂专门讨论长⽂档的制作的⽅⽅⾯⾯，在介绍合理制作观念的同时，提供长⽂档制作过程中有助于提⾼效率的必备技能，如果你能掌握相应的⽅法和技巧，那么相信你以后再⾯对长⽂档的制作任务时，将会倍感轻松。
长⽂档排版的主要关键点在于：
●如何制作长⽂档的纲⽬结构？
⽂档的纲⽬结构是评价⽂档好坏的重要标准之⼀。同时，若要⾼效地完成⼀篇长⽂档，⽂档的纲⽬结构应当是⾸先完成的⼯作，⼤纲视图是构建⽂档纲⽬结构的优秀途径。
●如何为长⽂档设置多级标题编号？
对于长⽂档来说，⽤Word提供的编号功能来完成任务就尤为必要，因为这⽐⼿动编号效率⾼出不少。
对于前两点来说，主要是格式设置的问题。格式设置主要通过样式来解决。可以说样式就是Word排版的核⼼。养成良好的习惯：事先规划好样式，并在⼤纲视图中迅速的应⽤这些样式，可以极⼤的提⾼排版效率。
●如何在⽂档中让插图⾃动编号及交叉引⽤题注？
为了加强⽂档的表达⼒，图⽂并茂是有效的⽅法。但是长⽂档的图⽚可能有很多，难道还是⼀幅⼀幅地⼿动添加编号和题注吗？不！让我们充分利⽤Word的⾃动化功能吧。
对于上⼀点来说，主要是⽂档⾃动化的问题。这⽅⾯主要是通过引⽤和域等功能甚⾄借助宏和VBA编程来实现。
2单⾯打印的普通长⽂档
2.1⽂档特点
普通长⽂档⼀般要求的格式是：
●A4纸；
●要有封⾯和⽬录；
●单⾯打印；
●除封⾯和⽬录外，每页的页眉是报告的题⽬；
●页码⼀律在页⾯底端的右侧，封⾯和⽬录没有页码，⽬录之后为第1页。
2.2制作要点
●制作长⽂档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置
●不同的篇章部分⼀定要分节，⽽不是分页
2.3设置纸张和⽂档⽹格
写⽂章前，不要上来就急于动笔，先要好合适⼤⼩的“纸”，这个“纸”就是Word中的页⾯设置。
从菜单中选择【⽂件】|【页⾯设置】命令，显⽰“页⾯设置”对话框，选择【纸张】选项卡。
通常纸张⼤⼩都⽤A4纸，所以可采⽤默认设置。有时也会⽤B5纸，只需从“纸张⼤⼩”中选择相应类型的纸即可。
很多⼈习惯先录⼊内容，最后再设纸张⼤⼩。由于默认是A4纸，如果改⽤B5纸，就有可能使整篇⽂档的排版不能很好地满⾜要求。所以，先进⾏页⾯设置，可以直观地在录⼊时看到页⾯中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。如图1。
单⾯打印的普通长⽂档
图1 纸张⼤⼩设置
考虑到阅读报告的有可能年龄⽐较⼤，对于密密⿇⿇的⽂字阅读起来⽐较费⼒，还可以调整⼀下⽂字。通常，很多⼈都采⽤增⼤字号的办法。其实，可以在页⾯设置中调整字与字、⾏与⾏之间的间距，即使不增⼤字号，也能使内容看起来更清晰。
在“页⾯设置”对话框中选择“⽂档⽹格”选项卡。
选中“指定⾏和字符⽹格”，在“字符”设置中，默认为“每⾏39”个字符，可以适当减⼩，例如改为“每⾏37”个字符。同样，
在“⾏”设置中，默认为“每页44”⾏，可以适当减⼩，例如改为“每页42”⾏。这样，⽂字的排列就均匀清晰了。如图2。
图 2 ⽂档⽹格
Word长⽂档制作
2.4设置样式
现在，还是不⽤急于录⼊⽂字，需要指定⼀下⽂字的样式。通常，很多⼈都是在录⼊⽂字后，⽤“字体”、“字号”等命令设置⽂字的格式，⽤“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐，但这样的操作要重复很多次，⽽且⼀旦设置的不合理，最后还要⼀⼀修改。
熟悉Word技巧的⼈对于这样的格式修改并不担⼼，因为他可以⽤“格式刷”将修改后的格式⼀⼀刷到其他需要改变格式的地⽅。
然⽽，如果有⼏⼗个、上百个这样的修改，也得刷上⼏⼗次、上百次，岂不是变成⽩领油漆⼯了？使⽤了样式就不必有这样的担⼼。
样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单⼀的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某⼀种格式，如果⽂字的格式⽐较复杂，就需要多次进⾏不同的格式设置。⽽样式作为格式的集合，它可以包含⼏乎所有的格式，设置时只需选择⼀下某个样式，就能把其中包含的各种格式⼀次性设置到⽂字和段落上。
样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起⼀个名字，就可以变成样式。⽽通常情况下，我们
只需使⽤Word提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满⾜要求，只需略加修改即可。
从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应⽤格式或样式（如图3）。要注意任务窗格底端的“显⽰”中的内容，“显⽰”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，⼜有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题
1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在“显⽰”下拉列表中选
择“有效样式”。这时，将只会显⽰⽂档中正在使⽤及默认的样式。
“标题1”~“标题9”为标题样式，它们通常⽤于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式具有级别，分别对应级别1~9。这样，就能够通过级别得到⽂档结构图、⼤纲和⽬录。在样式列表中，只显⽰了“标题1”~“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别⽐较多，可在“显⽰”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”~“标题9”样式。
单⾯打印的普通长⽂档
图 3 样式
现在，规划⼀下⽂章中可能⽤到的样式。
1)对于⽂章中的每⼀部分或章节的⼤标题，采⽤“标题1”样式，章节中
的⼩标题，按层次分别采⽤“标题2”~“标题4”样式。
2)⽂章中的说明⽂字，采⽤“正⽂⾸⾏缩进2”样式。
3)⽂章中的图和图号说明，采⽤“注释标题”样式。
规划结束之后，即可录⼊⽂字了。
⾸先，录⼊⽂章第⼀部分的⼤标题。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式。
⽤同样的⽅法，即可⼀边录⼊⽂字，⼀边设置该部分⽂字所⽤的样式。注
Word长⽂档制作